FAQ

Ist ein Import vorhandener Kontaktdaten möglich?

Ein Import von Kontaktdaten ist einmalig zur Grundinstallation möglich.

Sollte der eigenständige Import der Daten zu den jeweiligen Veranstaltungen gewünscht sein, handelt es sich um ein Customizing, welches nicht im Standardprogramm enthalten ist.

Ist ein veranstaltungsübergreifender Zugriff auf die Kontakte möglich?

Für jeden Teilnehmer wird in der Datenbank eine „Personenkartei“ erstellt, auf welche jederzeit zugegriffen werden kann. Damit sind die Grunddaten jeder Person veranstaltungsübergreifend verfügbar.

Export der Kontakte als Excel oder Word pro Veranstaltung möglich?

Ein Export der Kontakte pro Veranstaltung ist per Exceltabelle möglich. Außerdem haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Excelexporte individuell zu konfigurieren (z. B. mit Daten für das Catering: Name, vegetarisch, Unverträglichkeiten, etc.).

Zuordnung der Teilnehmer in Zielgruppen

Es können verschiedene, individuelle Personentypen (z. B. Referent, Orga, etc.) pro Veranstaltung angelegt werden. Eine Zuordnung der Teilnehmer ist dann jederzeit per Mausklick oder Drag & Drop möglich.

Versenden von Einladungen, Save-the-Date und Erinnerungen möglich?

Grundsystem: E-Mailversand ist jederzeit über ein Makro im Outlook möglich.

Customizing: Durch hinterlegen von Standardmails (Save-the-Date, Einladung, Anmeldebestätigung, Info-Mail, Feedbackanforderung, etc.), können diese ganz einfach per Mausklick an die Teilnehmer bzw. auch bestimmte Teilnehmergruppen (Zusagen, Absagen, Pendings, nur bestimmte Personen) versendet werden. Natürlich werden auch in diesem Fall die Teilnehmer individuell angesprochen.

Automatische Versendung von An- bzw. Abmeldebestätigungen?

Bei An- bzw. Abmeldung wird dem Teilnehmer im Anmeldeportal vorerst ein Hinweisfeld aufgezeigt, welches ihm die An- bzw. Abmeldung bestätigt. Im selben Moment wird vom System eine eMail mit einer zusätzlichen Bestätigung an den Teilnehmer verschickt.

Individualisierung von eMails und Landing Page / Individuelle Anmeldemasken

Alle Teilnehmer werden in den eMails mit einer persönlichen Anrede angeschrieben. Die Mails enthalten einen persönlichen Link. Durch diesen gelangen die Teilnehmer auf ihr persönliches Anmeldeformular. Auch hier ist die Anrede personalisiert. Das Formular könnte auch, mit bereits vorhandenen Daten, vorab befüllt werden (Vor-/Nachname, eMailadresse, etc.). Die individuelle, persönliche Ansprache der Teilnehmer ist uns persönlich sehr wichtig.

Upload und Versand von Dateien

Ein Upload von Dateien wäre in dem selbstkonfigurierbaren Anmeldeportal möglich (Customizing). So könnten die Teilnehmer auch mehrere Monate danach (wenn gewünscht) auf die Unterlagen zugreifen.

Der Versand der Dateien wäre per E-Mail ebenfalls möglich.

Wo werden die Daten gespeichert?

Eine Sicherung der Daten kann, wie gewünscht, auf einem Ihrer Server oder des Kunden stattfinden oder aber auch auf einem unserer Server. Die Server unserer Partner stehen in Deutschland und unterliegen somit dem deutschen Datenschutzgesetz.

Datensicherheit

Die Datensicherheit bzw. der Datenschutz wird in unserem Hause sehr groß geschrieben. Aufgrund der Novellierung des europäischen Datenschutzrechts, welche zum 25.05.2018 in Kraft tritt, haben wir bereits einige Änderungen am System vorgenommen. Gerne können wir Sie auch hierzu beraten (betreffend Speicherung von Personendaten, etc.).

Kann das Tool selbstständig bedient werden?

Sobald der eventanizer für Sie aufgesetzt wurde, haben Sie die Möglichkeit selbstständig zu arbeiten. Vorab erhalten Sie natürlich eine Schulung bzw. Einführung in die Funktionen des eventanizers. Außerdem haben Sie immer einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihnen bei Fragen gerne weiterhilft.